Secrétaire général-e

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En tant que membre du bureau, le/la secrétaire général-e est au cœur des décisions. Il/elle gère en partie les relations extérieures via la messagerie, et les relations intérieures via l'organisation des réunions et la diffusion des comptes-rendus à l'ensemble des internes. Pour toutes ses missions, il/elle travaille en collaboration avec l'ensemble du bureau et en particulier le/la président-e et le/la chargé-e de la communication.

Missions

Administration

  • Déclarer la nouvelle équipe dirigeante à la préfecture et maintenir à jour le registre de l'association ;
  • Superviser l'archivage numérique des documents du CliSP.

Mise à jour des annuaires et contrôle de la messagerie

  • Mettre à jour l'ensemble des annuaires (internes de santé publique en cours de formation, référents de villes, coordonnateurs locaux et interrégionaux) avec l'aide des représentants d'interrégions ;
  • Répondre aux demandes reçues par courriel, transférer lorsque nécessaire les messages aux membres du bureau concernés, assurer le suivi et l'archivage de la correspondance.

Préparation des réunions

  • Planifier les réunions en sélectionnant une date permettant de réunir la plus grande partie du bureau et du collège ;
  • Préparer l'ordre du jour des réunions en rassemblant les diverses propositions.

Aval des réunions

  • Lancer les groupes de travail constitués, en transmettant les informations nécessaires à chaque responsable : noms et adresses courriel des membres, objectifs, délais, livrables attendus ;
  • Confier aux représentants d'interrégions les missions spécifiques qui leur ont été attribuées en réunion ;
  • Rédiger le compte-rendu, le soumettre à la relecture du bureau et du collège, puis le mettre en forme.